Les 10 principaux avantages
1- Communication
Lors de la création (ou modification) d'une fiche client, il est conseillé de renseigner l'adresse e-mail de ce dernier. Cette adresse sera exportée automatiquement dans le programme E-MAILING intégré (en option payante).
Ce programme permettra ultérieurement d'envoyer des e-mails groupés, lettre d'information ou tout simplement newsletter. Plusieurs fichiers d'adresses peuvent également être importés via Exel, etc.
Après envoi du mailing un rapport des e-mails ouverts par les destinataires est disponible. Plusieurs fonctions internes sont très intéressantes.
2- Magasins annexes et site Internet
Pour les propriétaires de magasins multiples il est possible de configurer le magasin principal en Caisse principale. En activant la Synchronisation des magasins cette caisse principale pilotera toutes les autres.
Par exemple :
- Nouvelle catégorie ou marque de produit.
- Nouvel article ou attribut (couleur, taille...).
- Code barre, prix, images, etc.
Toutes ces informations seront créées ou modifiées automatiquement sur tous les magasins.
Bien entendu cette caisse peut également piloter les transferts de stock et divers autres informations. Les inventaires restent indépendants.
Il en est de même pour le site web distant (si existant), les produits et autres éléments seront à jour automatiquement.
A noter, notre société SEOMEDIAS programme ses propres boutiques en ligne et peut à tout moment mettre en place un ou plusieurs sites.
Si l'un des magasin distant est vendu par le propriétaire, il suffit de désacoupler ce dernier. Sa caisse deviendra par conséquent indépendante et pourra en modifiant les informartions de la société rester dans le magasin. Un apport pour le nouveau propriétaire et un actif intéressant pour le vendeur !
3- Navigation et assistance
La caisse dispose d'un clavier intégré intuitif qui à chaque action change en fonction de la situation.
Un jeu de couleur (vert, jaune, blanc et rouge) met en valeur les nouveau boutons afin d'interagir immédiatement.
- Vert : actions possibles immédiates en priorité 1.
- Jaune : actions priorité 2.
- Blanc : actions priorité 3.
- Rouge : actions en cours.
Une bulle d'assistance (aide) est également intuitive et suit chaque action de l'utilisateur. A tout moment un nouvel employé peut avoir accès aux conseils donnés par le programme d'après sa situation dans l'avancement de son action.
Un fichier supplémentaire d'aide se trouve en format PDF. Il est téléchargeable à l'accueil du programme.
4- Utilisateurs et connexions
La caisse peut gérer plusieurs utilisateurs en même temps (fonction multipostes).
Chaque utilisateur est connecté d'après ses propres droits d'accès, par exemple un stagière ne pourra pas valider de ticket ou un vendeur ne pourra pas accéder au stock, etc.
Chaque utilisateur dispose d'un bloc-note personnel facile d'accès lui permettant de mémoriser ce qu'il souhaite.
Un jeu de 10 autorisations existe, elles peuvent être combinées ensemble ou indépendament.
L'accès pour un comptable pourra par exemple être limité à la seule lecture des Z0 (CA, encaissements). Dans ce cas les autres fichiers (clients, articles, etc.) ne seront pas consultables.
- Connexion locale :
La connexion locale nécessite un mot de passe. L'ordinateur doit posséder un raccourcis spécialement fait pour cette connexion. L'adresse IP du magasin est reconnue par cette connexion.
Il est impossible de joindre cette connexion dite 'rapide' hors du magasin lui-même.
Cette connexion rapide peut également se faire à l'aide du code barre utilisateur. En un Bip la caisse se déconnecte puis se reconnecte automatiquement et ce en passant par n'importe qu'elle fenêtre du programme en position veille (accueil).
- Connexion distante :
Cette connexion est intéressante pour le comptable ou le propriétaire des lieux se trouvant par exemple à l'extérieur. Ce dernier pourra grâce à cette possibilité suivre en temps réel les mouvements de ces magasins.
Pour le connecter il est necessaire de disposer de l'adresse de la caisse (URL) de son propre mot de passe et de l'identifiant magasin. Un employé ne dispose JAMAIS de cet identifiant.
- Connexion Smartphone :
Cette connexion donne accès à une application intégrée qui résume en temps réel les mouvement des caisses (CA) et la liste des opérations (tickets, facture, avoirs, reprises) réalisées dans chaque magasin.
Un mot de passe (différent de la caisse) et un identifiant est nécessaire.
5- Navigation article
La caisse créée automatiquement un 'numéro court' pour chaque référence.
Si vous ne disposez pas du code barre fournisseur un code barre automatique sera également créé. (tous les systèmes sont supportés mais nous privilégions le code EAN européen).
Pour rechercher un article parmi des milliers plusieurs solutions existent, à chacun de faire suivant ses préférences.
Recherche lors d'une opération (ticket) ou en mode veille :
- Par le numéro court.
- Par le code barre.
- Par la référence.
- Par la référence fournisseur.
- Par le nom (ou partie).
- Par la catégorie.
- Par la marque (si existante).
- Par recherche élargie (mots clés).
6- Exercices et inventaires
Il est possible d'afficher et d'imprimer les récapitulatifs journaliers ou mensuels sur 10 ans (N-10).
Les exercices comptables s'ajoutent au fil des années et peuvent eux aussi s'éditer. Ces documents sont au format PDF inaltérables et peuvent également se télecharger pour être transmis par e-mail.
Plusieurs possibilités sont proposés pour les inventaires intermédiaires ou annuels :
- Avec prix d'achat fournisseur par catégorie d'articles.
- Avec prix d'achat fournisseur en totalité.
- Sans prix d'achat par catégorie d'article (idéal pour le personnel)
- Sans prix d'achat en totalité.
L'impression des documents est immédiate si souhaitée. Les inventaires ne sont pas sauvegardés.
7- Statistiques et tracking
La caisse dispose d'une fonction statistique.
Elle reprend sur 10 ans les chiffres d'affaires annuels, mensuels et journaliers sous forme de graphiques.
Un curseur compare le CA global avec les encaissements en espèces.
Une fonction supplémentaire est associée : le comptage des opérations non finalisées.
Sur ce graphique sera représenté le nombre de tickets ou factures générés et le nombre d'opérations avortées.
Un utilisateur ayant beaucoup d'opérations avortées sera à surveiller particulièrement...
Le tracking article retrouve toutes les opérations (tickets, factures, avoirs et reprises) concernant l'article recherché.
Une liste d'opérations avec le nom de l'utilisateur (également date, heure, prix vendu, etc.) sera affichée.
8- Remises et discount
Si autorisé, l'utilisateur pourra effectuer un remise directe à son client. Ces remises peuvent être globale en fin d'opération (par exemple 5% sur la totalité du ticket) ou par article.
Les deux remises peuvent être cumulées.
9- Familles clients et informations
La création de 5 familles clients est disponible. Chaque article peut disposer de ses propres prix par famille.
Chaque client peut fournir divers informations :
Nom de l'entreprise, Siret, NAF, Secteur, etc. pour un professionnel.
Nom de l'association, Secteur, AF, etc. pour une asso ou comité.
Les informations clients obligatoires son le nom, la ville et le code postal.
Les information complémentaires et facultatives sont : l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, la date de naissance, etc.
La recherche du client dans la caisse peut se faire :
- Par le nom (ou partie).
- Par la ville (ou partie).
- Par le numéro de téléphone (ou partie).
- Par le code postal.
- Par la famille client.
10- Formats d'impression et étiquettes articles
Si la caisse dispose de 2 imprimantes (format A4 et format ticket de caisse) elle pourra imprimer au format A4 :
- Les factures.
- Les avoirs.
- Les reprises.
- Les inventaires.
- Les opérations du jour.
- Les pièces comptables.
Les tickets et étiquettes articles pourront être imprimés au format ticket.
Sur les étiquettes articles sont rappelés :
- La référence de l'article (dont le numéro court).
- La référence fournisseur (si souhaité et existantes).
- Le code barre article (format EAN).
- Le prix de vente (famille client 1).
Il est possible d'imprimer ces dernières sur tous supports (papier, adhésifs, etc.), soit en définissant le nombre souhaité (au kilomètre de 1 à 50 étiquettes) soit par 3, 6, 9, 12 et 15 en mode A4.
Les dimensions des étiquettes sont paramètrables.
Les 10 principales fonctions
1- Paramétrages et activations
Les divers paramétrages sont :
- Informations société (nom, enseigne, logo image, adresse, ville, code postal, RCS, téléphone, Fax, IBAN, TVA intracommunautaire, e-mail, site Internet).
- Taxes (T.V.A) création, modification illimitées.
- Textes pieds de documents (tickets, factures, avoirs, reprises).
- Tailles logo entreprise (avec ou sans sur documents).
- Taux de remise global (période soldes ou autre)
- Montant frais de colisage et dénomination.
- Plafond des frais de colisage appliqués.
- Unité de poids article (grammes ou kilogrammes).
- Dénomination de la classe Tiers (par exemple : marques)
- TTC Shop ou HT (prix de vente TTC ou HT) idéal pour les grossistes.
- Site Internet lié à la caisse.
- Gestion des stocks (une caisse peut fonctionner sans cette activation).
- Configuration des 5 familles clients (facultatif).
- Configuration des synchronisations (plusieurs magasins et site Internet).
- Format impression des étiquettes articles (linéaire ou A4).
- Dimensions et marges des étiquettes.
- Focus accueil (permet d'attribuer le focus de la souris à droite ou à gauche).
- Activation du fond de caisse.
- Activation des devis.
Le thème par défaut de la caisse n'est pas paramétrable. Chaque utilisateur choisi s'il le désire son thème lors de ses sessions.
2- Gestion des utilisateurs
- Création et modification d'un utilisateur (illimité).
- Droits d'un utilisateur.
- Mise à jour d'un utilisateur (nouveau mot de passe, informations, droits).
- Listing des connexions par utilisateur (coordonnées, IP, date et heure).
- Blocage d'un utilisateur (accès à la caisse suspendu).
3- Gestion exercices
- Création d'un nouvel exercice.
- Modification d'un exercice (de date à date).
4-1- Création article et mise à jour
- Choix catégorie.
- Choix classe Tiers (marque).
- Nom et titre complément.
- Description de l'article (facultatif si par de site Internet lié).
- Tags Internet (si site Internet lié).
- Taux de T.V.A. applicable.
- Poids moyen de l'article (facultatif).
- Stock seuil alerte (facultatif activera une alerte dans la caisse si sous-stock).
- Référence fournisseur (facultatif).
- P.A.V. (facultatif Prix Achat de l'article ou sa valeur).
- Infos produit (facultatif divers informations sur le produit).
- Image principale (facultatif).
4-2- Ajout modèles article et mise à jour
- Attribut de l'article si existant (couleur, taille, etc.).
- Prix de vente par famille (seule la famille 1 est obligatoire).
- Quantité disponible (si gestion des stocks activée).
- Blocage d'un article.
- Suppression d'un article.
- Liste des articles non terminés.
A noter, si plusieurs magasins et/ou site Internet activés les articles se synchronisent automatiquement. Les mise à jour des stocks de l'ensemble du parc se fait en une seule opération.
5- Les attributs d'article
- Création d'un attribut (illimité, par exemple Couleurs).
- Création d'une valeur d'attribut (illimité par exemple Bleu).
- Classement des valeurs (ordre d'affichage).
- Suppression d'une valeur.
- Suppression d'un attribut (si pas de valeurs actives).
6- Les catégories d'article
- Création d'une nouvelle catégorie (illimité). Nom, description, Tags Internet et image si site Internet lié.
- Classement ou emplacement de la catégorie (elle peut être une sous catégorie, les étages sont illimités).
- Modification et édition de la catégorie et de son classement.
- Ordre d'affichage des catégories.
- Blocage de la catégorie.
- Suppression de la catégorie (si pas d'articles).
- Nombre et liste des articles rattachés.
7- Ventes, devis et règlements
- Client passage.
- Client existant dans le fichier.
- Ticket valant facture.
- Facture, avoir ou reprise (le client doit exister).
- Ajout des articles dans l'opération (mode multi-recherche ou code barre).
- Ajout d'une ligne clonée pour prix de vente différent.
- Modification du prix de vente (si utilisateur autorisé).
- Modification quantité vendue.
- Sélection d'un devis en cours pour imputation.
- Remise globale fin de ticket (si utilisateur autorisé).
- Choix type de reglement (règlement multiples, CB, chèque, virement, espèces).
- Note client (directement dans le dossier client).
- Note pied de document (en plus des notes pré-enregistrées dans les configurations).
- Enregistrement et impression (mode ticket ou mode A4).
8- Tickets et devis en attente
Plusieurs tickets ou opérations peuvent être en attente en même temps.
Si plusieurs utilisateurs (gestion multi-postes) les tickets en attente sont indépendants.
Les tickets ou devis en attentes peuvent être repris ou supprimés.
Si l'autorisation utilisateur le précise l'utilisateur ne peut supprimer que ses propres tickets en attente.
La liste des tickets en attente et devis peut se purger en un clic (si l'autorisation utilisateur le permet).
9- Fond de caisse et liste du jour
- Si le fond de caisse est activé, le premier utilisateur connecté du jour pourra entrer le montant alloué au fond de caisse.
- Le fond de caisse n'est mémorisé que durant 24 heures.
- Le fond de caisse n'a aucune incidence sur le compte journalier ou mensuel de la caisse.
- Liste du jour des tickets réalisés. Si vide le bouton reste blanc.
- Liste du jour des factures réalisées. Si vide le bouton reste blanc.
- Liste du jour des avoirs réalisés. Si vide le bouton reste blanc.
- Liste du jour des reprises réalisées. Si vide le bouton reste blanc.
- Liste du jour des encaissement chèque ou virement. Si vide le bouton reste blanc.
- Liste du jour des encaissement CB. Si vide le bouton reste blanc.
- Liste du jour des encaissement espèces. Si vide le bouton reste blanc.
Si l'utilisateur est autorisé il pourra dans ces listes remonter les dates, rechercher par numéro de ticket, etc.
La réédition et réimpression d'un ticket, facture, avoir ou reprise est possible
10- Divers
Si l'autorisation utilisateur le permet
- Affichage des totaux du jour (Z0) avec répartition des types d'encaissements (si autorisation utilisateur).
- Affichage du Z0 si autorisation sur les 10 ans
- Edition des Z0 et impression
- Clôture du mois (obligatoire, il génère le PDF inaltérable).
Pour toutes autorisations
- Listing des alertes produits en sous-stock
- Connexion rapide (code barre)
- Choix du thème de la caisse
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Historique
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Il est mis à jour régulièrement avec de nouvelles fonctionnalités.
Ces conditions de mise en place sont à la portée de tous.
Chaque remarque ou demande d'une nouvelle fonction de la part d'un utilisateur est prise en considération par notre service développement.
La certification du produit est faite directement par l'Editeur du logiciel lui-même qui engage sa responsabilité.
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